Com a elaboração e implantação dos Procedimentos Operacionais Padronizados – POP sua empresa veterinária passará a ter um diferencial competitivo! Saiba o porquê e como fazer.

Mas o que é POP?

É um documento organizacional que traduz o planejamento do trabalho a ser executado. É uma descrição detalhada de todas as medidas necessárias para a realização de uma tarefa.

A realização do POP determina a forma como os serviços serão executados, padronizando e melhorando a qualidade, reduzindo os custos e eliminado desperdícios. Em resumo, você empreendedor, escreverá o fluxo de atendimento ideal, a forma como será executado e orientará sua equipe, o que certamente irá impactar na experiência e satisfação do cliente.

Quais são os benefícios?

• Identificação dos gargalos operacionais: Identifique quais são os principais gargalos que estão impedindo o melhor andamento das atividades. Ex.: aumento do volume de banho e tosa 5af, 6af. e Sábado, atrasos, falta de espaço.
• Padronização do processo produtivo: Garante redução do tempo de execução, diminuição de erros, redução de desperdício em insumo – exemplo: shampoo.
• Formalização do conhecimento: Crie os processos e procedimentos operacionais fazendo com que o funcionamento da empresa seja padronizado e conhecido por qualquer colaborador.
• Otimização e aumento da produção:  A otimização dos processos reduz os custos desnecessários que interferem na eficiência.
• Melhora da qualidade do serviço: Com o mapeamento de processos, a empresa recebe insumos que permitem uma melhora da qualidade dos serviços/produtos e a estrutura da empresa como um todo.

Você sabe detalhadamente como funciona o fluxo de tarefas da sua empresa veterinária?

O fluxograma ajuda a visualizá-las tornando as coisas mais claras, bem como, as responsabilidades de cada um e sua importância no processo. Através dos fluxogramas é possível visualizar coisas como:

•  Quais operações são realizadas
• Onde e quem realiza as operações
• Quais as entradas e saídas
• Como fluem as informações
• Quais os recursos gastos no processo
• Qual o volume de trabalho
• Qual o tempo de execução, parcial ou total
• Permite visão ampla de todo o processo

Mas por onde começar?

Comece mapeando as atividades do seu negócio.

1. Desenhe o fluxograma de atividades;
2. Descreva uma atividade passo a passo;
3. Descreva o gargalo dessa atividade;
4. Pense em soluções para evitar os gargalos – construa junto com sua equipe;
5. Teste junto com sua equipe;
6. Fixe parâmetros de melhoria;
7. Implemente as soluções para os pontos potenciais de melhoria levantados;
8. Compare os parâmetros fixados após e antes da melhoria, calculando os resultados;
9. Compartilhe e valide com a equipe;
10. Formalize no Manual de Boas Práticas.

MANUAL DE BOAS PRÁTICAS: 

Poderá conter informações sobre: Identificação da Empresa, Descritivo da Unidade, Recursos Humanos (funcionários, sócios), Área de Armazenamento, Escala de Limpeza, Recebimento do paciente e os POPs: Higiene e Saúde dos Funcionários, Capacitação dos funcionários em Boas Práticas, Controle de Qualidade na Recepção das Mercadorias, Transporte, Higienização das Instalações, Higienização do reservatório e controle da potabilidade da água, Controle integrado de vetores e pragas urbanas, Controle de Temperaturas no Recebimento de Produtos e Vacinas, Controle de MANUTENÇÃO de Equipamentos, Controle de Limpeza (áreas não críticas, desinfecção diárias e semanais de áreas críticas e semicríticas, esterilização de instrumentos cirúrgicos, pré-cirúrgico, terminal do centro cirúrgico, caixa d´água, caixa de gordura, etc).

Enfim, pequenos passos para criação de processos bem redondos dentro da sua empresa veterinária podem gerar grande resultados, ou abrir possibilidades que antes não se tinha clareza. Isso pode impactar em todos os setores, desde RH até KPIs e faturamento. o Seu gestor técnico pode te ajudar muito mais do que faz hoje, tenha certeza disto. E para quem ainda não se acostumou com o termo, falamos aqui, do seu responsável técnico – RT!