Conheça um pouco mais sobre os softwares de gestão, seus benefícios e as melhores formas de utilizá-los.
Fazer a gestão de uma loja, controlar estoque, fluxo de caixa, lucros e contas a pagar nem sempre são tarefas fáceis. Com os comércios crescendo cada vez mais, tendo variedades de produtos a serem comercializados, colaboradores e clientes para administrar e uma série de demandas documentais, é preciso muita organização e disciplina para não deixar nada para trás.
Pensando nisso, atualmente existem no mercado alguns softwares capazes de auxiliar e facilitar a vida do empreendedor em relação à gestão do seu negócio, além de melhorar a visibilidade e interpretação sobre seus lucros ou prejuízos.
Você saberia dizer hoje se o produto ou serviço mais vendido no seu negócio é o mais rentável? Ou seja, com maior retorno financeiro?
Nem sempre a resposta será “sim”. Vamos conferir o exemplo abaixo:
Se olhássemos apenas as quantidades e o valor total, diríamos que a resposta é “sim”. Porém, quando incluímos a margem de lucro, a resposta se torna “não”, pois o produto B, mesmo com um valor total menor, tem uma margem maior (custo de compra e/ou estocagem menores, por exemplo).
Agora, imagine o acompanhamento da validade e a criação de uma campanha promocional para a venda de itens próximos ao vencimento. Parece simples, mas temos algumas questões: “Quais são esses itens?”, “Quando devo considerá-los como próximos ao vencimento?” e “Qual a porcentagem de desconto?”. Alguns fatores devem ser considerados, como preço de compra, margem de lucro, giro de estoque, custo para devolução ou descarte, entre outros.
Para facilitar o acesso a esse tipo de informação, surgiram os softwares de gestão ERP (Enterprise Resource Planning), que automatizam processos, armazenam e organizam os dados e disponibilizam visualizações, auxiliando em questões simples ou complexas para a tomada de decisões ou execução de rotinas, como a do exemplo anterior. Por isso, ir todos os dias ao estoque para identificar validades próximas ao fim, localizar notas de compras para saber o valor pago e consultar os custos de armazenagem, como os salários dos operadores, aluguel do espaço e outros, para então calcular o valor de venda com desconto, acabou se tornando inviável. Softwares fazem isso com poucos cliques, ou até mesmo de maneira autônoma.
Além do ERP, existe também o CRM (Customer Relationship Management) para auxiliar na gestão de relacionamento com os clientes, responsável por armazenar informações como nome, endereço, contato, dentre outros, além de apresentar dados de clientes que podem ajudar sua equipe, como preferências de compras, visitas no site, ligações telefônicas e e-mails.
Com tantos sistemas ERP disponíveis no mercado, fica difícil escolher, mas não necessariamente deve-se limitar a sistemas criados exclusivamente para o setor pet. Então, para auxiliá-los, criamos uma lista com alguns itens base para uma boa gestão de negócios. É importante salientar que a maioria é customizável, sendo possível incluir algum outro item que se julgue necessário.
Clientes:
Informações: dados pessoais (ex.: idade e estado civil), localização (ex.: rua, cidade e estado) e dados do animal (ex.: nome, raça e idade).
Possibilita:
- Agendamento de atendimentos/serviços, facilitando a alocação de recursos/pessoas;
- Histórico de atendimentos/serviços, possibilitando atendimentos personalizados e ágeis;
- Tempo médio de atendimento e fluxo de atendimento, para identificar picos e ociosidades;
- Campanhas de marketing focadas por tipo de cliente, idade do animal, cidade etc., aumentando sua eficiência.
Financeiro:
Informações: compras, vendas, notas fiscais e despesas.
Possibilita:
- Ticket médio por cliente;
- Gestão de compromissos (boletos a pagar, salários etc.);
- Facilita o fechamento contábil/fiscal;
- Rentabilidade (margem de lucro);
- Preço de compra médio (para aplicar a margem de lucro e gerar o preço de venda);
- Projeção de gastos (folha salarial, gastos fixos etc.);
- Projeção de vendas, permitindo a criação de objetivos (quantidade e/ou valor) para mensurar e até premiar a eficiência dos colaboradores.
Estoque:
Informações: produtos (nome, características, tamanho, entradas e saídas etc.)
Possibilita:
- Controle de validade (shelf life);
- Produtos/serviços com mais ou menos saída (curva ABC);
- Giro de estoque, necessário para compras de reposição, que possibilita uma compra mais assertiva e maior poder de negociação com os fornecedores;
- Nível de estoque, junto ao giro, tem-se o “estoque de segurança”, que é a quantidade mínima que se pode ter, por item, para não gerar falta ao cliente final.
Extras:
Acesso externo: acessar os dados de qualquer lugar, inclusive pelo celular (mobile), caso haja a necessidade;
Pesquisas: com a opinião dos clientes e parceiros, é possível buscar a melhoria contínua.
Afinal, onde encontrar esses sistemas?
Os softwares podem ser encontrados pela internet ou através do contato com representantes. A maioria deles conta com sites altamente informativos, com suportes e contatos para esclarecimento de dúvidas do usuário.
Em meio à tanta concorrência no mercado, competitividade de fornecedores e variedade de produtos, é de grande importância estar à par de todos os dados e conseguir gerir de forma eficiente, tendo uma leitura real sobre o retorno do seu negócio e, a partir disso, saber a melhor hora de ampliar ainda mais os seus empreendimentos.
Co- autor: Murilo Rosa Soret